Assemblage et gestion des fichiers dans InDesign et InCopy
L'assemblage des fichiers dans InDesign et InCopy est une étape cruciale pour la gestion de projet, notamment lors de la collaboration entre plusieurs utilisateurs ou pour l'archivage final d'un document. Cette fonctionnalité permet de regrouper tous les éléments nécessaires à un projet, tels que les images, les polices et les liens, dans un seul répertoire organisé.
Le processus d'assemblage des affectations
Dans l'idéal, tous les utilisateurs InDesign et InCopy d'une équipe partagent un serveur où sont stockés les fichiers d'affectation. Cependant, si l'accès à un serveur commun n'est pas possible, il est recommandé de créer et de distribuer des assemblages d'affectation compressés. Après avoir travaillé sur une affectation, l'utilisateur InCopy reconstitue l'assemblage de cette affectation et le renvoie pour qu'il soit intégré au document InDesign.
Extensions de fichiers d'assemblage
Les fichiers d'assemblage créés dans InDesign portent l'extension .icap. Les fichiers d'assemblage renvoyés, créés dans InCopy, portent l'extension .idap.
Commandes d'assemblage
Deux commandes principales permettent d'assembler des fichiers :
- Assembler pour InCopy : Cette commande crée un assemblage destiné à être utilisé avec InCopy.
- Assembler et envoyer par courrier électronique : Cette commande crée un assemblage et l'envoie automatiquement comme pièce jointe à un nouveau message électronique dans votre programme de messagerie par défaut.
Il est important de noter que seul le contenu archivé peut être inclus dans l'affectation assemblée.
Gestion des affectations et annulation d'assemblages
Lorsque vous choisissez la commande Édition > Annuler après avoir créé un assemblage, celui-ci est annulé et les éléments de l'affectation sont déverrouillés. Le contenu de l'assemblage lui-même n'est pas verrouillé, bien que tous les éléments de l'affectation soient extraits vers l'utilisateur désigné.
L'annulation d'un assemblage ne supprime pas le fichier d'assemblage de l'ordinateur. Après l'annulation, son contenu devient modifiable.
Mise à jour des assemblages
Pour mettre à jour un assemblage, suivez ces étapes :
- Dans le menu du panneau Affectations, choisissez la commande Mettre à jour l'assemblage.
- Indiquez le nom et l'emplacement du fichier.
- Rendez l'assemblage mis à jour accessible aux utilisateurs en le plaçant sur un serveur partagé ou en l'envoyant par courrier électronique. Il est essentiel de signaler aux utilisateurs InCopy que l'assemblage a été mis à jour.
Vous pouvez également utiliser la commande Mettre à jour l'assemblage et l'envoyer par courrier électronique dans le menu du panneau Affectations. Lorsque les utilisateurs InCopy ouvrent l'assemblage mis à jour, seul le nouveau contenu est ajouté automatiquement à l'affectation. Les utilisateurs InCopy ont la possibilité de remplacer le contenu existant.
Ouverture et modification des assemblages
Vous pouvez recevoir un assemblage d'un utilisateur InDesign ou d'un utilisateur InCopy qui vous le transfère. L'ouverture d'un assemblage peut se faire de plusieurs manières :
Ouverture depuis le programme de messagerie électronique
Lancez l'assemblage directement depuis le programme de messagerie électronique, par exemple en cliquant deux fois sur le fichier joint.
Ouverture depuis l'Explorateur ou le Finder
Ouvrez le fichier à partir de l'Explorateur (Windows) ou du Finder (macOS). Cliquez deux fois sur le fichier ou faites-le glisser sur l'icône de l'application InCopy ou InDesign.
Ouverture dans InCopy
- Choisissez Fichier > Ouvrir, puis cliquez deux fois sur le fichier d'assemblage d'affectation.
- Alternativement, dans InCopy, choisissez la commande Ouvrir l'assemblage dans le menu du panneau Affectations, puis cliquez deux fois sur le fichier d'assemblage.
Une fois l'assemblage ouvert dans InCopy, vous pouvez modifier les articles. Lorsque vous commencez à modifier un article, vous serez invité à extraire le contenu du bloc.
Ouverture dans InDesign
- Choisissez Fichier > Ouvrir, puis cliquez deux fois sur le fichier d'assemblage.
- Alternativement, dans InDesign, choisissez la commande Ouvrir l'assemblage dans le menu du panneau Affectations, puis cliquez deux fois sur le fichier d'assemblage.
À l'ouverture de l'assemblage dans InDesign, vous serez invité à mettre à jour tous les liens. Si un article a été modifié depuis l'assemblage de l'affectation, vous pouvez choisir de mettre à jour le contenu dans le fichier InDesign ou d'en rompre le lien.
Adobe InDesign 04 - Assemblage
Vérifications avant l'assemblage
La fonction d'assemblage dans InDesign est essentielle pour valider les fichiers avant de générer un PDF. Elle permet de rassembler toutes les sources nécessaires telles que les visuels, logos et tableaux dans un unique dossier. Cela assure que les liens et polices ne soient pas manquants, minimisant ainsi les erreurs.
Avant de procéder à l'assemblage, il est recommandé d'effectuer certaines vérifications :
- Vérification des polices : Assurez-vous que toutes les polices utilisées sont disponibles et incluses dans l'assemblage. Si une police est protégée, InDesign indiquera cette protection.
- Vérification des liens vers les images : Confirmez que tous les liens vers les images sont corrects et que les fichiers image sont accessibles.
- Contrôle des espaces colorimétriques : Vérifiez que les espaces colorimétriques sont correctement définis pour tous les éléments graphiques.
- Utilisation des modules externes : Si des modules externes sont utilisés, assurez-vous qu'ils sont pris en charge et inclus si nécessaire.
Lors de la configuration des paramètres d'assemblage, vous pouvez contrôler les éléments qui seront inclus, garantissant ainsi que seuls les fichiers pertinents sont regroupés.
Gestion des polices et compatibilité
La fonction d'assemblage gère les polices protégées et assure que les liens graphiques sont actualisés. Pour garantir une rétro-compatibilité avec les versions plus anciennes d'InDesign (jusqu'à CS4), l'assemblage inclut des fichiers IDML.
Organisation et archivage
Une fois les sources validées et assemblées, il est crucial de bien nommer et organiser vos dossiers d'assemblage pour conserver une trace claire de vos versions. Cela facilite la gestion des projets à long terme et assure que tous les composants d'un document sont facilement accessibles et organisés pour une utilisation ultérieure, même si les fichiers étaient initialement dispersés.
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